España: llega a EAU, el notario online (finales de 2023)

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España pone en marcha el notario online, una de las demandas más solicitadas por los españoles y extranjeros, sobre todo los expats que viven fuera del territorio nacional. Tal y como solicitaba la UE, se acaba de aprobar la ley que lo regula y se da un plazo hasta noviembre para su puesta en marcha. 

Fin al notario presencial

Ya no será necesario que un notario acredite de manera presencial un trámite para que este tenga validez legal. Con la publicación  en el boletín oficial del Estado (BOE) de la ley de transposición de directivas de la UE, en el que se incluye la digitalización de las actuaciones notariales, por primera vez podrán prestarse este tipo de servicios de manera online, y con la misma seguridad jurídica que en el anterior formato.

Notario por videoconferencia y plataformas electrónicas cualificadas

Con el notario online, los encuentros ahora podrán producirse por videoconferencia, y la autorización y firma de los documentos se llevará a cabo a través de plataformas electrónicas cualificadas.

Por medio de esta fórmula, y según los cálculos elaborados por el Consejo General del Notariado, se podrían llegar a autorizar y firmar de forma electrónica más de 3.200.000 documentos notariales al año. Por ejemplo, todos los societarios, las pólizas mercantiles, diversos tipos de poderes notariales, las cartas de pago, cancelaciones de garantías, los testimonios de legitimación de firmas… y muchos otros. “La seguridad jurídica la aportará siempre la intervención notarial”, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado.

Cuidado con la apertura de empresas desde el extranjero

La ley publicada en el BOE transpone la Directiva 2019/1151 de la UE, sobre el notario online, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. La Directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se mantenga un modelo seguro y ágil y que permita luchar contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert. Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.

Impacto medioambiental

Hasta la aprobación de esta norma, que entrará en vigor a finales de 2023,  previsiblemente en noviembre, el catálogo de trámites que los notarios online podían realizar de manera remota era escaso: envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.

Ahora los notarios online también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas. De igual forma, la ley permitirá la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial (archivo electrónico de las escrituras), que agilizará la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas.

La digitalización de estas actuaciones tiene también efectos medioambientales, puesto que conlleva un importante ahorro de papel y de desplazamientos. Desde el órgano de representación de los notarios estiman que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían suponer un recorte en el gasto de hasta 17 millones de euros al año.

 

Negocios y actos jurídicos que podrá realizar el notario online

  • Todos los actos societarios: desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
  • Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
  • Las pólizas mercantiles.
  • Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
  • La revocación de poderes, excepto los preventivos.
  • Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  • Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
  • Los testimonios de legitimación de firmas.
  • Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
  • Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
  • La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
  • Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.